Produtividade das Pessoas nos Computadores
Você já deve ter ouvido alguém falar a frase “O que não pode ser medido não pode ser melhorado!“. Este é um mantra para a área da Qualidade. Medir algo permite compará-lo com um Padrão, e com esta comparação você pode afirmar se algo é satisfatório (“conforme”) ou insatisfatório (“não conforme”).
Da mesma forma você somente pode afirmar que “A Produtividade de uma pessoa no Computador é Satisfatória” se você comparar esta produtividade específica com algum padrão.
Este padrão pode ser “a Média da Produtividade dos Colegas do Setor na Mesma Função”, “Porcentagem Máxima do Tempo com Distrações (FaceBook, E-mails Pessoais, Websites Pessoais, Chats, …) por dia”, etc.
Adicionalmente já escrevi como “Indicadores Melhoram Comportamentos“, uma vez que as pessoas mostram sua melhor versão para quem é importante para elas, sejam Empregadores, Familiares ou Amigos.
Após destacar a importância de Medir a Produtividade das Pessoas nos Computadores vamos aos casos práticos:
Uso de Internet e Redes Sociais
Neste caso suponha que o padrão seja de 30 minutos por dia, ou seja, o tempo máximo que um Colaborador pode ficar em Redes Sociais por dia é de 30 minutos.
Assim você sabe que o Gary e Ben atenderam a regra da empresa no dia 19. Sabe também que a Susan, Anita e Konstantin não atenderam a norma da empresa no mesmo dia.
Caso estes comportamentos se repitam vários dias por mês, seria o caso de conversar com as pessoas que não atendem a regra da empresa, para que melhorem seus comportamentos, e com as pessoas que seguem a norma para que continuem assim e recebam o bônus merecido.
Veja que nesta imagem os tempos dos Usuários e dos Computadores foram idênticos. Isto acontece porque neste dia cada Usuário logou em apenas um Computador.
Tempo de Inatividade (Ociosidade)
Aqui você descobre se existiram atividades de Mouse ou Teclado.
Alguém pode ficar com a Janela do ERP, por exemplo, aberta no computador, mas ter ido para uma reunião com Cliente.
Neste caso, após alguns minutos, configurados dentro do WorkTime, começará a ser contabilizado Tempo Ocioso para o Computador e Usuário Logado.
Websites Mais Acessados
Veja que neste exemplo identificamos os Top-5 Websites mais visitados pela Equipe.
Também você pode verificar o uso Geral da Internet hora a hora, Tempo Ativo/Inativo, Uso da Internet por Usuário e Uso de Redes Sociais por Usuário.
O WorkTime ainda conta com a função blacklist.
Nesta lista você pode colocar todos os websites e aplicações/softwares que o WorkTime deve bloquear automaticamente.
Eventos dos Usuários/Colaboradores
No WorkTime você escolhe facilmente que Relatório ou Dashboard deseja observar.
No caso acima foram escolhidos todos os eventos do dia 11/OUT/20__ para todos os Colaboradores.
Relatório com Log Geral
Acima você vê todos os dados relativos aos Colaboradores.
Note que são informações extremamente detalhadas!
Mostram o Início e Fim de acesso a cada Documento, Website, Software, etc, para cada Usuário dos Computadores.
Informações Gerais Sobre Produtividade
Aqui você observa um Gráfico de Pizza mostrando os percentuais de tempo usados em cada tipo de acesso a Internet.
Verifica também os Websites mais acessados hora-a-hora na Internet, e outros dados sobre o uso dos recursos da empresa.
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Segue mais informações logo abaixo para seu conhecimento.
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Veja os Casos de Sucesso do WorkTime em aumentar a Produtividade dos 4 Tipos de Colaboradores a seguir:
Contabilizar o Tempo Utilizado em Projetos e Documentos
Imagine saber quanto tempo cada colaborador gasta em cada Projeto!
Imagine conhecer detalhadamente quais documentos foram utilizados, quando, por quanto tempo e por quem!
Certamente você teria a possibilidade de promover o aumento de eficiência da Equipe com estas informações.
A Equipe pode ser de Engenharia, Administrativo-Financeira, RH ou outra qualquer que utilize intensamente computadores.
O WorkTime oferece estas capacidades para você e ainda promove a troca automática de Projeto contabilizado/rastreado dependendo da Aplicação ou Documento ativo.
Isto permite, por exemplo, parar de contabilizar o tempo para o Projeto-1 e começar a contar o tempo para o Projeto-2, quando o Colaborador abre uma aplicação/documento que é exclusivo para o Projeto-2.
Os tempos são exatos, pois o rastreamento é automaticamente parado pelo protetor de tela (screensaver) ou inatividade de mouse/teclado do computador.
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Explicação Geral sobre o Software WorkTime:
Aplicação Específica na Redução de Tempo do Projeto de Máquinas e Dispositivos:
Para finalizar apresento as 3 Perguntas Mais Frequentes sobre o WorkTime:
- Quais são alguns Clientes Referência no Brasil? Posso citar a Prefeitura de Bento Gonçalves e a GRENDENE S.A. No caso da GRENDENE eles monitoram 3.500 computadores com o WorkTime e acessam diretamente o BD (Banco de Dados) do WorkTime para cruzar informações com seu sistema de Folha Ponto.
- E se o WorkTime não possuir um Gráfico/Dashboard que eu preciso nos mais de 70 modelos de Relatórios Gerenciais? Neste caso o novo Relatório/Dashboard poderá ser desenvolvido por você mesmo em poucos minutos.
- Como saber se o Investimento em WorkTime se Paga? Qual é o Payback para a minha Empresa? Para este tipo de pergunta vale pensar com um exemplo prático. Imagine que uma empresa gasta anualmente R$ 5.000.000,00 com salários para a equipe. Isto significa que 1% do tempo da Equipe vale R$ 50.000,00. Agora basta estimar os ganhos de eficiência com o uso do WorkTime. Sendo bastante conservador e estimando um valor baixo de apenas 5 pontos percentuais de melhoria da Produtividade da Equipe resultaria em um retorno financeiro de R$ 250.000,00 ao ano. É importante destacar que para a maioria das empresas o incremento da Produtividade é acima de 10 pontos percentuais com o uso do WorkTime.
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PS: o Sistema WorkTime funciona na Rede Local de computadores (Intranet) como também opera na Nuvem (Cloud) para monitorar computadores e notebooks que estejam fora da empresa (e.g., trabalho em home office)!
